Reklamationsmanagement-Software

„Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen.“ (Henry Ford)
Wie Sie mit einer modernen Reklamationsmanagement-Software Ihr Beschwerde-management optimieren sowie Zeit und Kosten sparen, erfahren Sie in diesem Text.

Was ist Reklamationsmanagement?

Das Beschwerdemanagement überprüft und verbessert Maßnahmen in einem steten Verbesserungsprozess (KVP). Es ist Teil des Qualitätsmanagements und kann auch Produktrückrufe veranlassen. Ein 8D-Report dokumentiert die Reklamationsbearbeitung. Im Anschluss greifen Maßnahmen zur zukünftigen Vermeidung der Probleme – langfristig und nachhaltig.

Nachteile für die Produktion ohne Beschwerde­management

Das Beschwerdemanagement ist essenziell für die Bearbeitung eingehender Reklamationen. Fehler wiederholen sich permanent, wenn Firmen ihre Prozesse nicht kontinuierlich verbessern, was Produktionskosten unnötig erhöht. Ohne Beschwerdemanagement riskieren Unternehmen ihr gutes Image und Umsatzeinbußen.

Ein Lieferant braucht ein solides Reklamationsmanagement in der Produktion, auch um zertifiziert zu werden. Ohne Zertifizierung droht bei Reklamationen oft, dass Kunden abspringen, weil der Lieferant die Qualität und Zuverlässigkeit seiner Produktion nicht nachweisen kann. Zudem geht der das Risiko vertraglicher oder gesetzlicher Strafen ein, wenn er nicht belegen kann, dass Normen und Gesetze eingehalten werden.

Vorteile beim Einsatz von Reklamationsmanagement

Ein gutes Reklamationsmanagement bietet Ihnen viele Vorteile:

  • Unterstützung eines steten Verbesserungsprozesses
  • Verbesserung der Unternehmenskommunikation und der Eskalation
  • Integration verschiedener Arbeitsabläufe bei Reklamationen
  • Reduzierung der Kundenreklamationen

Vorteile unserer Reklamationsmanagement-Software

Mit unserer Reklamationsmanagement-Software QDA erkennen und eliminieren Sie Probleme und halten Normen ein. Dank automatisierter Workflow-Definitionen brauchen Sie dafür nur wenig Personal. Die QDA Reklamationsmanagement-Software erlaubt flexible Auswertungen und die ERP-Integration. Mit integrierten BI-Reports können Sie Ihre Geschäftsprozesse auch weitergehend analysieren.

ISO-Normen und FDA-Mandate bezieht die Software ein. Sie verknüpft KVP und CAPAs und konsolidiert und analysiert die Ergebnisse. Anhand eines intuitiven, fokussierten Berichts können Sie über weitere Schritte entscheiden mit dem Ziel, Ihre Reklamationskosten zu senken. Sie sehen in unserer Reklamationsmanagement-Lösung jederzeit alle aktuellen und vergangenen Reklamationen, die erfolgten Änderungen und den Bearbeitungsstatus.

Effiziente Eingabe an der Quelle

Automatisierte Prozesse arbeiten genauer und schneller. Berichten zufolge ermöglicht die Einführung eines Reklamationsmanagements eine Zeitersparnis von 75%.

Schnellere Datenverarbeitung

RPA (Robot Process Automation) importiert Informationen automatisch und kommuniziert mit Systemen in der Prozesskette, wie ERP, CRM, usw. Das ergibt eine voraussichtliche Zeiteinsparung von 40%.

Kostensichtbarkeit

Jedem Problem können kalkulierte Kosten zugeordnet werden. Diese zeigen die Gesamtkosten der Reklamation über mehrere Probleme hinweg für einen definierten Zeitraum.

Verknüpfung von QDA Modulen

QDA umfasst mehrere Module. Sie können die Reklamationsmanagement-Software komplett in Ihren Produktlebenslaufzyklus integrieren. So wird die für das Reklamationsmanagement nötige Datenerfassung beschleunigt. Die QDA-Module greifen automatisch ineinander und das Beschwerdemanagement liefert die aktuellen Informationen.

Verknüpfung von QDA Modulen

QDA umfasst mehrere Module. Sie können die Reklamationsmanagement-Software komplett in Ihren Produktlebenslaufzyklus integrieren. So wird die für das Reklamationsmanagement nötige Datenerfassung beschleunigt. Die QDA-Module greifen automatisch ineinander und das Beschwerdemanagement liefert die aktuellen Informationen.

Weitere Vorteile im Überblick

Klarheit bei der Lösung

Einfach erstellbare, aussagekräftige Berichte (einschließlich 8D) sind mit grafischen Analysen und anderen Darstellungen statistischer Daten anpassbar.

Verringerung der manuellen Arbeit

Weniger manuelle Eingriffe durch automatisierte Parameter für die Fallbearbeitung wie Routing, Reaktion, Berichterstattung, Benachrichtigungen oder Eskalationen.

Individuelle Integration

Die Reklamationsmanagement-Software ist leicht erlern- und implementierbar. Sie lässt sich an spezifische Fertigungsanforderungen anpassen und unterstützt 8D- sowie 5-Whys-Methoden.

Effizientes Lieferantenmanagement

Sie erhalten Einblick in Wareneingangsprobleme und finden durch die automatische Generierung von Reklamationen schneller Lösungen.

Zugang für Lieferanten

Lieferanten aktualisieren Ihre Aufforderung zu Korrekturen oder weitergehende Informationen über die sichere Fernzugriffsfunktion. Das erneute Eingeben von Lieferanteninformationen entfällt.

Grundlage für kontinuierliche Verbesserung

Ein gut geführter Reklamationsprozess bietet zahlreiche Gelegenheiten für wertvolle „Lessons Learned“. Datenanalyse und -sortierung, unterstützt durch eine übersichtliche grafische Darstellung, können wiederholte Fehler identifizieren und Trends aufzeigen. Ferner ist es möglich, häufige Grundursachen hervorzuheben und nach Parametern wie Produkttyp, Datum, Region, Werksnummer usw. zu sortieren, um Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung voranzutreiben.

Funktionen unserer Beschwerdemanagement-Software

Die QDA Beschwerdemanagement-Software bietet Ihnen eine Analyse und Rückverfolgbarkeit von der Ursache bis zur Abstellmaßnahme.

Erfassung

Die Software bietet eine schnelle und flexible Möglichkeit, Reklamationen zu erstellen und zu bearbeiten. Beteiligte Personen können auch ohne Verwendung der Software, z. B. per E-Mail in den Prozess integriert werden. E-Mail-Antworten werden automatisch verarbeitet.

Analyse

Nach der Datenanalyse liefert die Reklamationsmanagement-Software automatisierte Ergebnisse bzw. Lösungen.

Lösung

Die Software schlägt Lösungen vor, beispielsweise für das „Wer-Was-Wann“ bei Abstellmaßnahmen.

Verbesserung

Die Beschwerdemanagement-Software reduziert die Anzahl an Reklamationsvorfällen.

Integration

Die Reklamationsmanagement-Software fügt sich problemlos ein in bestehende automatisierte Arbeitsabläufe.

Zeitersparnis

Mit der Software wickeln Sie Reklamationen schneller ab.

Der automatisierte Reklamationsprozess

Basisinformationen und ein Fehleridentifikationscode leiten den Reklamationsprozess intuitiv ein. Ein TroubleShootingGuide, Dropdown-Menüs und Auto-Fill-Optionen unterstützen die Reklamationsmanagement-Software. Sie sammelt dann automatisch Qualitäts- und Verlaufsdaten zur Verarbeitung und Analyse. Die Software identifiziert Befunde sowie Lösungen und leitet sie weiter an Bereiche wie Produktion, Wareneingang, Konstruktion oder andere. Die Reklamationsmanagement-Lösung kann auch Abstellmaßnahmen auslösen, Aufgaben zuweisen und Fristen setzen und/oder für zusätzliche Analysen eskalieren. Die Ergebnisse klären Probleme, analysieren Ursachen und unterstützen Sie bei Entscheidungen zu kontinuierlicher Verbesserung.

Normen und Kompatibilität der Beschwerdemanagement-Software

Das Reklamationsmanagement von QDA SOLUTIONS ist ISO 9001 konform. Es unterstützt offene Importschnittstellen zu ERP- und MES-Systemen.

Unsere QDA-Lösung ist auf allen mobilen Geräten per App oder Webbrowser verfügbar.
Sie können Daten sowohl online als auch offline erfassen und Ihre operativen Kosten senken, indem Sie unsere Technologieplattform nutzen.

Ihre Benefits

Das Reklamationsmanagement Modul als Teil der Qualitätsmanagementlösung QDA erleichtert als Stand-Alone-Lösung Ihre Arbeitsprozesse. In Verbindung mit weiteren QDA Modulen verbessern Sie Ihre Produktionsprozesse, optimieren Produkte und entdecken neue Einsparpotenziale.

Die Software weist die Wirksamkeit der eingeleiteten Schritte nach. Sie erkennt Wiederholungsfehler und unterstützt je nach Fehler und/oder Produktgruppe mit verschiedenen Workflows. Diese informieren die zuständigen Stellen und setzen Fristen für die Erledigung.

Die auswählbaren Reklamationstypen sind interne, externe sowie Lieferantenreklamationen oder selbst benannte Typen mit eigenen Workflows. Um Fehlerquellen frühzeitig auszuschließen, gibt es zusätzlich automatisierte Prozesse. Die Reklamationsmanagement-Software führt den Benutzer effizient, intuitiv und präzise durch die verschiedenen Schritte des Reklamationsprozesses.

Die Beschwerdemanagement-Software ermittelt auch die Reklamationskosten exakt und ordnet sie den Posten zu. Das erleichtert Wirtschaftlichkeitsanalysen und Managementauswertungen erheblich. Die ermittelten Kosten werden bei Bedarf an das ERP-System weitergeleitet.

Sie profitieren zudem von automatisch erstellten Berichten.

Kundenprozesse werden optimal in unsere Reklamationsmanagement-Software integriert. Sie erhalten umfangreiche Konfigurations- und Customizing-Möglichkeiten. So können Sie Eingabefelder aktivieren oder deaktivieren, Texte umbenennen und Pflichteingaben definieren.

Cloud-Hosting: QDA kann alle Deployment Möglichkeiten anbieten, je nach Kundenwunsch:

SaaS

All inclusive: QDA + Datenbank wahlweise auf Amazon Workspace, Azure, Oracle, Citrix, Terminal Server usw. Dafür brauchen Sie lediglich ein Login.

OnPremise

Wir installieren das Messdatenmanagement in Ihrer Umgebung

Betriebssystem-Voraussetzungen

  • 32-bit oder 64-bit
  • Windows 10 oder höher
  • mind. 4 GB Systemspeicher (32-bit oder 64-bit)
  • 20 GB freier Speicherplatz
  • Datenbanken: kompatibel mit MS SQL Server Express, MS SQL Server, Oracle, PostgreSQL

Nehmen Sie persönlich Kontakt mit mir auf!

Sie haben konkrete Fragen zu unseren Lösungen? Schreiben Sie mir gerne über das Kontaktformular.

Michael Gadau
Director QDA SOLUTIONS