Dokumentenmanagementsystem

Was ist Dokumentenmanagement im Kontext von QM?

Ein normenkonformes DMS steuert den Lebenszyklus Ihrer Dokumente auf 100% nachvollziehbare Art. Es entsteht ein revisionssicheres Informationssystem, in dem unterschiedlichste Anwender den aktuellen Stand der für sie relevanten Dokumente abrufen können. Anwenderrollen und Genehmigungsprozesse lassen sich unternehmensspezifisch anpassen: Der Prozesseigner kann festlegen und nachverfolgen, welcher Personenkreis Zugang zu welchen Themen hat. Gleichzeitig wird überprüfbar, ob die Dokumente auch tatsächlich gelesen wurden. Zudem geben Qualifikationstests darüber Auskunft, ob der Inhalt des Dokumentes auch verstanden wurde.

Nachteile für die Produktion ohne DMS

Schwachstelle Nummer 1 sind Risiken im Zertifizierungsprozess: Lückenhafte Dokumentationen sind der häufigste Grund für das Nichtbestehen von Compliance-Prüfungen. Ungeachtet dessen läuft die Dokumentenlenkung vielerorts über Collaboration-Software wie z. B. Sharepoint. QM-bezogene Workflows werden in diesen Programmen nicht abgebildet. Stattdessen entstehen heterogene Ablage- und Prozessstrukturen, die mit der Zeit immer komplexer und unübersichtlicher werden. Der rechtssichere Umgang mit QM-Dokumenten wird somit stark eingeschränkt. Gleichzeitig entstehen hohe Prozesskosten in der Handhabung. Hinzu kommt ein ständig steigendes Risiko, dass Mitarbeiter mit veralteten oder widersprüchlichen Dokumenten arbeiten und die Qualität ihrer Arbeit gefährden.

Die Sicht der Analysten

Nutzungsanalysen verdeutlichen, dass es vielerorts unverhältnismäßig aufwändig ist, Dokumente zu finden oder wiederherzustellen. Beispielsweise hat Gartner Research ermittelt, dass in vielen Organisationen bis zu 40% der Arbeitszeit auf das Beschaffen von Informationen entfällt. Hinzu kommen vier Stunden pro Monat für die Suche nach Dokumenten und weitere sechs Stunden für die Neuerstellung verloren gegangener Dokumente. Daher überrascht es nicht, wenn Gartner DMS als eines der wichtigsten Handlungsfelder für Prozessoptimierung sieht.

Prozesssicherheit und schnellere Workflows

Unsere DMS Software QDA lenkt die Dokumente Ihrer Organisation über normenkonforme Workflows und schafft dabei einheitliche Ablagestrukturen und sorgt für eine einfache, kostenreduzierende Nutzung. Sie vereinheitlicht, sichert und automatisiert den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente. Alle Statusänderungen eines Dokumentes werden lückenlos im Audit-Trail protokolliert. Die Unterstützung reicht von der Erstellung der Dokumente über deren Freigabe und Publikation bis zur Nutzungsanalyse (Qualifikationstests).

QDA-Nutzer finden Dokumente doppelt so schnell wie in herkömmlichen File-Strukturen.
Vorlagen zur Dokumentenerstellung senken den Arbeitsaufwand der Autoren um ein Drittel.
Liegezeiten im Freigabeprozess verkürzen sich um bis zu 20%.
Integrierte Alarm- und Benachrichtigungsfunktionen stellen die rechtzeitige und vollständige Bearbeitung der Dokumente sicher. Die Zeitersparnis liegt bei 20% und mehr.

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Vorteile unserer integrierten DMS Software

Integration mit den übrigen QDA-Modulen: QDA DMS erschließt alle Dokumente des Qualitätswesens. Es entsteht ein Single Point of Truth für die gesamte Wertschöpfung.
Rollenbasiertes Arbeiten: QDA DMS bildet die Bedarfe aller Nutzergruppen mit passenden Workflows ab.
Traceability: Lückenlose Rückverfolgbarkeit. Auch bereits gelöschte Dokumente sind recherchierbar.
Versionssicherheit: Die Versionshistorie aller Dokumente ist vollständig nachvollziehbar.
Integration auf Maschinenebene: QDA DMS verknüpft alle Dokumente mit spezifischen Links, die webfähige Endgeräte online aufrufen können. Somit lassen sich z. B. Prüfanweisungen auf den Bedien-Displays von Produktionsanlagen anzeigen.
Normenkonformität: QDA DMS kann im Rahmen der folgenden Normen und Richtlinien verwendet werden und unterstüzt die dort erwähnten Prozesse: ISO 9001:2008, ISO 14001, ISO/TS 16949, FDA 21 CFR Part 11 und VDA.

QM-Integration schafft Transparenz für die gesamte Wertschöpfung

Unser DMS stellt sicher, dass alle Dokumente, die in den übrigen QDA-Modulen entstehen oder dort gepflegt werden, normenkonform in das Dokumentenarchiv eingehen. Das Archiv dient als zentraler Wissensspeicher für das gesamte Unternehmen. Wird beispielsweise eine neue FMEA oder ein PPAP angelegt, so können diese Dokumente vollautomatisiert in das DMS eingehen und erhalten dort eine eineindeutige Versionsnummer. Das DMS organisiert die rollengerechte Verteilung der Dokumente. Sind hierzu Freigabeprozesse erforderlich, lassen sich entsprechende Workflows hinterlegen und automatisiert ausführen. Eine GMP-konforme Signaturfunktion gewährleistet, dass Mitarbeiter sich im Rahmen von integrierten Genehmigungsprozessen sicher authentifizieren können.

Funktionen unserer DMS Software

Webgestütztes Dokumentenmanagement

QDA DMS liefert alle Tools und Funktionen, die Sie für Aufbau und Pflege eines zentralen Dokumentenarchive brauchen. Der Zugriff auf freigegebene Dokumente erfolgt über eine Browser-App, die intuitiv bedienbar ist.

Normenkonforme Workflows

QDA DMS steuert das gesamte Dokumentenleben analog zum Audit-Trail. Die Workflows reichen von der Erstellung über die Freigabe und Verteilung bis zur Revisionskontrolle. Änderungen und Nutzerzugriffe werden zentral erfasst.

Best Practices

Für gängige DMS-Aufgaben liefert QDA Best Practices, so dass Sie in kürzester Zeit arbeitsfähig sind. Zudem ist es möglich, unternehmensspezifische Workflows zu designen.

Prozessautomatisierung

QDA bietet umfassende Möglichkeiten, um DMS-Prozesse zu automatisieren. Beispielsweise übernehmen Software-Bots die Steuerung der Benachrichtigung.

Flexible Erfassung

Nutzen Sie Dokumente aus beliebigen Quellen. Diese werden zentral gespeichert, registriert, versioniert und revisionssicher archiviert. Frei definierbare Merkmale erlauben es, Dokumente individuell zu gruppieren und zu filtern.

Umfassende Recherche

QDA nutzt die Schlagwörter, um die Suchfunktion des DMS zu optimieren. Für weiterführende Recherchen steht eine Volltextsuche zur Verfügung.

Schnellqualifikation der Inhalte

Kurzbeschreibungen der Inhalte fördern das Verständnis, welche Dokumente den konkreten Informationswunsch am besten erfüllen.

Eindeutige Versionskontrolle

QDA DMS führt eine lückenlose Änderungshistorie und schafft damit Revisionssicherheit. Dabei wird klar, wer wann und wie welches Dokument geändert hat und welche mitgeltenden Dokumente von diesen Änderungen betroffen sind. Zudem wird erfasst, wer welches Dokument gelesen hat.

Prozesssicherheit

Integrierte Alarm- und Benachrichtigungsfunktionen stellen sicher, dass Dokumente fristgerecht und vollständig bearbeitet werden.

Authentifizierung

GMP-konforme Signaturfunktion sichert die Integrität aller Freigabeprozesse.

Verständnis der Inhalte

Qualifikationstests machen deutlich, ob neue / geänderte Dokumente in der gewünschten Weise verstanden werden. Die Auswertungen zeigen das bereits vorhandene Wissen und klären mögliche Schulungsbedarfe.

Lebenzyklus eines Dokuments

Lebenszyklus eines Dokuments

Integration der DMS Software – Wahlfreiheit in der Installation und Nutzung

Saas

Dafür brauchen Sie lediglich ein Login: All inclusive – QDA und Datenbank wahlweise auf Amazon Workspace, Azure, Oracle, Citrix, Terminal Server usw.

On Premise

Wir installieren QDA DMS in Ihrer IT-Umgebung.

Kostenoptimaler IT-Betrieb

Da sich QDA DMS als SaaS-Lösung nutzen lässt, können Sie die Infrastruktur- und Personalkosten ihrer IT-Organisation deutlich absenken. Die Ersparnisse werden umso größer, je mehr Standorte auf das DMS zugreifen.

Rollenbasierte Zugriffssteuerung

QDA DMS unterstützt die normenkonforme Vergabe der Zugriffsrechte. Sind Nutzer, Rollen und Berechtigungen in anderen IT-Systemen bereits angelegt, ist eine automatische Übernahme möglich.

Maximale Verfügbarkeit und Datensicherheit

Dank seiner Kubernetes-Architektur ist QDA DMS zu 100% plattformunabhängig. Kunden, die ein Maximum an Verfügbarkeit und Datensicherheit wünschen, empfiehlt QDA die Nutzung eines technologieführenden Cloud-Hyperscalers (z. B. Amazon, Azure, Google oder Ionos). Für zusätzliche Sicherheit sorgen regelmäßige Backups, die QDA DMS vor Ort beim Anwender erstellt.

Datenschutz

QDA DMS erfüllt alle Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Sie haben konkrete Fragen zu unseren Lösungen? Schreiben Sie mir gerne über das Kontaktformular.

Ludmila Lebedev
Director QDA SOLUTIONS