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Dokumentenmanagement mit System

Aktuelle, gültige Dokumente den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, ist eine Grundvorraussetzung für sämtliche Unternehmen. Schließlich muss gewährleistet sein, dass jeder ausschließlich nach aktuellen Dokumenten arbeitet, um reibungsfreie Prozesse und Produkte zu erhalten. Hierbei haben sich die Anforderungen an die Fertigungs- und Labordokumentationen in den letzten Jahren deutlich erhöht. Globale Verfügbarkeit schließt in der modernen Arbeitswelt sämtliche Standorte des Unternhemens ein, macht aber auch vor dem Küchentisch der Mitarbeiter nicht halt.

Damit alle am Dokumentationsprozess Beteiligten eine gemeinsame Vorstellung erhalten und sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können, müssen Sie sicherstellen, dass die jeweils neuste Version der veröffentlichten Dokumente den richten Personen genau zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Studien haben gezeigt, welchen Prozentsatz ihrer Arbeitszeit die Mitarbeiter in den meisten Unternehmen heutzutage durchschnittlich für folgende Tätigkeiten aufwenden müssen:

  • Bis zu 40% ihrer täglichen Arbeitszeit für das Auffinden von Informationen
  • 4 Stunden pro Monat für die Suche nach Dokumenten
  • 6 Stunden pro Monat für die Neuerstellung verloren gegangener Dokumente

Demzufolge überrascht es nicht, wenn Gartner Research die elektronische Dokumentenverwaltung als eine der führenden Methoden zur Effizienzsteigerung einstuft. 83% der befragten Unternehmen hatten angegeben, dass sie damit einen positiven ROI in Verbindung mit reduzierten Betriebskosten erzielten.

Eine manuelle Dokumentenverwaltung ist anfällig für Dokumentenverluste, typische menschliche Fehler, die versehentliche Verwendung veralteter Versionen und die Zusammenstellung von Dokumenten mit fehlenden Seiten.

So ist heutzutage ein Qualitätsmanagementsystem ohne modernes Dokumentenmanagement weitgehend unrealistisch.

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